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- 勤怠管理はエクセルが定番？エクセルを使うメリット・デメリットを解説
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会社や店舗運営において欠かせない、従業員の勤怠管理。専門の勤怠管理システムではなく、エクセルを用いている職場も多いのではないでしょうか？ この記事では、勤怠管理にエクセルを用いるメリットとデメリットをご紹介し、勤怠管理システムの利便性についても触れたいと思います。 |
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■エクセルで勤怠管理をするメリット エクセルで勤怠管理をするメリットとしては、まず低コストであることが挙げられます。パソコンによっては予めインストールされていることも多く、最低限の経費でソフトを導入できます。 また、ソフトの自由度が高いのもポイント。さまざまな表管理や数式に対応しているため、それぞれの会社や管理者の好みに合わせた管理ができます。ネット上には無料でダウンロードできるエクセルの勤怠管理テンプレートもたくさんあるので、それらを利用することも可能です。 さらに、エクセルは共同作業がしやすいのも特徴です。ファイルを共有し複数人での管理ができ、パソコンだけでなくスマートフォンからの操作も可能。リアルタイムで最新の情報が更新され、場所や時間に関わらず管理できるのは大きなメリットです。 エクセルは基本的な操作がわかりやすく、使用したことがある人も多いので、多くの人にとって利用しやすいソフトであると言えます。自由に、便利に、低コストで利用できる点では、勤怠管理にあたって非常に便利なツールです。 ■エクセルで勤怠管理をするデメリット 一方、エクセルでの勤怠管理についてはデメリットとされる点もいくつか挙げられます。 まずは、関数がわかりづらいという点。ソフトをよく利用している方にとっては問題ないと思われますが、エクセルでの勤怠管理にはSUM関数を用いた専用の数式入力が必要です。SUM関数を上手く利用すれば、自動で計算がなされて非常に便利なのですが、慣れていない方の場合、理解するのに時間がかかるかもしれません。 また、エクセルでの勤怠入力は手作業によることがほとんど。手間がかかる上に、自由に操作ができるため入力ミスや不正が起こりやすく、「客観的な記録」として認められない可能性があります。 さらに、2019年4月に有給取得義務化があったように、エクセルでは勤怠に関わる法改正に伴う対応がしにくいのもデメリットです。その都度設定に変更を加えながら管理していく必要があります。 このように、関数の知識やさまざまなリスクを考えると、エクセルの勤怠管理では、デメリットも大きいことがわかります。 |
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■エクセルに限界を感じたら「勤怠管理システム」導入を検討 上にご紹介したように、エクセルでの勤怠管理にはメリットとデメリットがあります。従業員の人数や勤怠管理方法によっては、エクセルでの管理は限界があるかもしれません。 そんな場合には、専用のタブレットを用いた「勤怠管理システム」を導入するのもひとつです。勤怠管理システムは、打刻したデータを自動で集計し、そのデータをリアルタイムで反映、確認できます。各従業員による自由な操作はできないので、ミスや不正を防ぐことも可能。「客観的な記録」としてデータを残せます。 また、勤怠管理システムでは法改正に随時対応し、打刻方法を選べるのも大きなポイント。ICカードやスマートフォンを用いて簡単に打刻ができ、フレックスなどの勤務形態にも柔軟に対応します。さらにタブレットでの管理を行うことで、パソコンよりも手軽な操作が可能です。 タブレット本体や打刻機器など、初期導入費は多少必要ですが、正確で効率良く勤怠管理を行うなら、タブレットを用いた勤怠管理システムの導入がおすすめです。 エクセルでの勤怠管理のメリット・デメリット、また勤怠管理システムの利便性についてご紹介しました。今後、従業員の勤怠管理については、より厳しい基準が設けられることが予想されます。手軽で正確に管理できるシステムを選択し、効率の良い勤怠管理を行いましょう。 |
