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オフィスで行われる会議はタブレットで情報共有！

業務用タブレットの活用事例として、オフィスでの会議を思い浮かべる人も多いのではないでしょうか。 実際に会議の際には1人1台のタブレットを支給している会社も少なくありません。どのようなメリットがあるのか見てみましょう。

■時代はペーパーレス会議？ 少し前までは、会議前ともなると参加者全員に配布するための資料をコピーするという作業を多くの人が疑いもなくしていました。会議のたびに大量の資料がコピーされても、全員がそれを読むとも限りません。資源の有効活用の観点からも、決して良いことではありませんでした。 しかし、時代はどんどんペーパーレス会議へと進んでいます。最近では会議にタブレットを活用する会社も少なくないのです。タブレットを使えば紙や印刷のコストを気にすることなく、会議直前まで資料を刷新することもできるでしょう。 タブレットを使ったペーパーレス会議を実現するには、たとえば参加者全員分の端末が必要ですし、始めるにあたってはコストがかからないわけではありません。しかし、最近ではタブレットの低価格化も進んでいるため、まさに導入のチャンスといえるのではないでしょうか。 ■会議にタブレットを活用するメリット 会議にタブレットを活用するのはさまざまなメリットがあります。どのようなものがあるのか見てみましょう。 【多彩な資料を作成できる】 タブレットならばたとえば動画を資料に添付することもできます。もちろん、プロジェクターに動画を映すという方法もありますが、やはり手元のタブレットの方が細部まで見ることもできますし、より強く参加者を惹きつけることができるでしょう。 【いつでも新たな資料を加えられる】 会議中に急に新しい資料が必要になったとしても、タブレットならば問題ありません。一括管理を行っているクラウドサーバーにアクセスして必要な資料を提示することもできるのです。会議はもちろん、得意先でのプレゼンテーションの際にも慌てることなく対応できるのではないでしょうか。 【情報漏洩を防ぐ】 タブレットならば、たとえば会議参加者以外は資料にアクセスできないように設定することも可能です。機密性の高い会議こそタブレットを使用することをおすすめします。タブレットならばもし盗難にあったとしても、リモート操作で遠隔地から情報を消去することもできるため安心です。 【急な変更にも対応できる】 会議直前に資料の差し替えが必要になり、大量のコピーが無駄になってしまった……というのもよくあることです。持続可能な社会への関心が高まっているなか、このような無駄遣いは見過ごせません。しかし、タブレットならば会議直前まで何度でも資料を修正することができます。資源を大切にしつつ、資料の内容もとことん練りたいという人にこそおすすめのタブレットなのです。

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【まとめ】 いかがでしたでしょうか。資料を紙からタブレットにしただけで、会議中の発言も増えて良いアイディアが出るようになったという会社もあります。タブレットはひとりひとりの「会議に参加している」という意識を高めるのに役立つツールなのです。会議のマンネリ化を打破したいと考えている方もぜひ業務用タブレットを導入してみてはいかがでしょうか。